SUIVI DES REUNIONS

Cette partie du forum a pour but de préparer les réunions et de mettre les comptes rendus de réunion.

Réunion vendredi 20 mars à la maison Dom Vayssette.

Présent à la réunion pour le moment: Chap, Sieg.

Sujet qui va être abordé:
- Communication: lancement des invitations
- Récolte Nourriture / Boison: lancement du réseau Nourriture / Boisson.
- Construction des stands en bambou.
- Point sur les ateliers
- Point du pôle musique
etc.....

Ecrivez ce qui vous parait important d'aborder lors de la réunion. Nous allons travaillé ensemble avec le forum lors de la réunion.

Réunion COHESION de toutes les personnes investies dans le projet.

A partir de 20h à la maison Dom Vayssette à Gaillac. Vendredi 17 avril 2009

Cette réunion a pour but de FAIRE LE POINT et de COORDONNER tout le monde pour la dernière ligne droite avant le 23 mai.

Plan de la réunion :

1) Rappel des OBJECTIFS (Brièvement)

2) Etat d’avancement du PROJET

3) TOUR DE TABLE : ce qui a été fait – ce qui est à faire – les points urgents et important à soulever (conseil : préparer un petit récap afin de gagner du temps)

4) Traiter les POINTS URGENTS puis les POINTS IMPORTANTS


Réunions suivantes:

- vendredi 24 avril 2009
- jeudi 30 avril 2009
- jeudi 7 mai 2009
- vendredi 15 mai 2009

Compte rendu réunion COHESION : vendredi 17 avril 2009


On attend les gens… pour une fois je suis pas le dernier malgré 45 min de retard…

Ouf du renfort… mais où est John… ???

Estimation de 200 personnes pour l’événement… branlette sur l’asso qui part bien

Allez sérieux maintenant, donc la réunion concerne la dernière ligne droite vers l’événement

- 1 ère partie : situer la situation, image clair de ce qui va se passer et éviter les surprises

- 2 ème partie : tour de table de présentation, point urgent à dégager

- 3 ème partie : on traite les points urgents

yann présente l’asso et l’événement… je note pas ça fait 10 fois qu’il en parle…

2 ème branlette sur l’asso…

entrée à 5 euros, récupérer un max de tune avant l’événement pour couvrir les frais
 passes le message à ton voisin


1) Déroulement de l’événement :

Repas

- début de l’événement à 11h puis pic-nic offert par l’asso
- repas du soir « chaud » payant
- dimanche matin petit dej gratuit pour faire rester dormir les gens

 faire marcher le réseau pour récupérer de la bouffe (environ 250 repas)
 Quelle solution pour les assiettes et les couverts ? Fleur

Apres midi

- Animation / Atelier (mettre à jour forum pour les responsables) présentation rapide

Soirée : spectacle musicale

- atom (rap gaillacois)
- mutt cuts (punk pas trop punk) à confirmer
- little absence (pop electro)
- les bottox (festif)




2) Tour de table : Qui fait quoi ? Mais au fait, pourquoi t’es là ?

-> Besoin de main d’œuvre pour le jeudi ou le vendredi (couper les bambous, montages des stands, installation…)
-> Plusieurs petites équipes de 3 personnes minimum qui tournent pour pas bloquer les gens (à constituer).
-> pour la bouffe contacter John, sieg, hikick, fleur, yann, manu, chap

- Michelle : bénévolat si pas de stand (samedi et dimanche ou plus si besoin)
- François : bénévolat (vendredi samedi dimanche)
- Manu : responsable stand nourriture et boisson (tous les jours vendredi pas sur)
 il lui faut deux stands de 12 personnes, on sert les repas de quelle heure à quelle heure ?
 combien de repas à prévoir ? répertorier ce qu’on a et nos besoin ? promesse de dons
 bière 2 euros et soft à 50 cts
 carte promo cash à demander

- Charlène : bénévole dimanche
- Quounch : bénévole bouffe tous les jours, super free
- Max : super dispo jusqu’au 17 mai (arrêt maladie) puis ok pour le reste tous les jours
 chaud pour les bambous

- fleur responsable bouffe avec manu dispo les 4 jours (responsable de la bière)
 sponsoring / partenariat avec des petits producteurs de bouffe
 fabrication banderole de pub

- Mathieu : bénévole tous les jours (rotation)
 idée atelier trampoline… chaud pour la sécurité… demo ok mais pas plus
 stand carte à collectionner

- Suzie : bénévole samedi dimanche
- Lucie : bénévole tous les jours
- Isabelle : bénévole tous les jours
 idée stand théatre d’impro à confirmer,
 stand « dites le en chanson », en relation avec l’atelier boeuf

- Fifi : dispo tous les jours si aucune nouvelle de l’anpe
 atelier jeu de quille (terrain de boule)

- sig : responsable bambou (il arrive juste maintenant) yann va voir avec lui
 besoin de bras
 quand on commence ? le jeudi férié ?

- hikick : responsable music dispo tout les jours
 nut cuts pas confirmé
 support pour le graff (table en bois recup…)
 tune pour les bombes

- tommy : bénévole + stand GN dispo tous les jours (vendredi à confirmer)
 besoin de diffuser un film + stand pour entreposer des armes des armures
 si possible espace pour demo de combat ou troll ball à confirmer


ajouter stand jonglage, stand théatre d’impro, et « dit le en musique », stand carte.

Réunion vendredi 24 avril 2009

Sujets que je propose (rajouter ce qui vous semble important d'aborder)

- Faire un rétro planning.
- Prévoir le budget.
- Déroulement de la journée.Points clés de l'orga.(commencer à faire le plan de déroulement avec qu'est ce que nous allons faire, nous organisateurs) .
- Matériel à prévoir.
- Préparer com dernière semaine.

en ce qui me concerne, je ne serais pas sur gaillac ce week-end, déménagement et nettoyage à Empalot oblige...

Pour le groupe de musique, je devrais avoir des news en fin de semaine.

niveau stand bambou, on en est où?

voilà, si je trouve d'autres choses à évoquer à la réunion, je ferais signe

++

chaud de parler du budget je serai pas la, par contre chacun pourrait chiffrer le cout de son atelier.
en plus pour l'ordre du jour :
- établir une liste des bénévoles

Pour les bambous on va commencer ce week end.

Dernière réunion avant l'évènement.

Vous êtes les organisateurs de l'évènement, il est super important que vous y soyez afin que nous puissons faire notre max pour que tout se passe super bien.

Nous allons:

- Faire le point

- Nous partager ce qu'il reste à faire pour la dernière semaine. (pas mal de petits trucs)

- Régler les derniers petits contre temps.

- Nous organiser pour que tout le monde sache quoi faire le 23 mai afin que nous puissons nous faire plaisir un max.

IMPORTANT:

Nous manquons de bouffe, surtout des plats principaux (salade de riz, patate, etc..... Demander à votre entourage.
Nous manquons de bénévoles pour le jour de l'évènement, voir dans votre entourage si il y a des personnes dispos.
Nous manquons de draps pour habiller les stands.

Si vous ne venez pas appelez moi nous devrons faire le point à un autre moment.

Bonne semaine.
A vendredi
Chap